Der geringe Platzbedarf ist sicherlich einer der herausragendsten Merkmale digitaler Datenhaltung. Wo die Archivierung von Papierdokumenten in Aktenordnern viel Raum in Anspruch nimmt, finden DVDs und Mikrofilme ihren sicheren Platz beispielsweise im hauseigenen Safe.
Die Archivierung derselben Datenmenge benötigt also weitaus weniger Fläche im Vergleich zu herkömmlichen Papierarchiven. Darüber hinaus werden Ihre Dokumente mobil und sind nunmehr nicht nur lokal begrenzt zugänglich.
Die Suchzeiten verkürzen sich mit einem digitalen Archiv enorm. Über eine hinterlegte Suchstrategie, die Sie individuell festlegen können, steht Ihnen die gesuchte Information binnen kürzester Zeit zur Verfügung. Natürlich kann das digitale Archiv auch in ein Netzwerk eingebunden oder über das Internet zugänglich gemacht werden, so dass jeder, der die nötige Berechtigung dazu hat, auf die Informationen zugreifen kann.
Gleichzeitig werden dadurch Doppelablagen und Informationsbrüche vermieden.
Durch die Integration eines digitalen Archivs in den Unternehmensworkflow können also auch allgemeine Vorgänge schneller bearbeitet werden.
Mit Hilfe eines Programms, welches sich auch auf der DVD befindet, können Sie leicht in Ihrem digitalen Archiv recherchieren - entweder über die Volltextsuche oder über Schlagworte, die Sie vorher festlegen.
Somit ist eine schnelle und unkomplizierte Auffindbarkeit ihrer Daten gewährleistet.
Papierdokumente sind theoretisch für jeden zugänglich. Bei digitalen Archiven ist das nicht so einfach. Sie haben hier die Möglichkeit, den Zugang entweder komplett zu sperren oder individuelle Berechtigungsstufen für einzelne Personen zu setzen.
Diese können dann je nachdem die Daten »nur lesen«, »drucken«, »lesen und bearbeiten« oder sich »nur die Ergebnisliste anzeigen« lassen. Somit haben Sie die volle Kontrolle über den Zugang zu Ihrem Archiv.
Zusätzlich zu den digitalen Archivdaten auf DVD wird bei der Hybride Archivierung die Datenhaltung auf Mikrofilmen ergänzt. Mikrofilme zeichnen sich durch eine sehr hohe Langlebigkeit von bis zu 500 Jahren aus und können im Notfall sogar nur mit einer Lupe betrachtet werden.
Hierdurch erhalten Sie eine hundertprozentige Lesbarkeit Ihrer Dokumente, unabhängig von elektronischen Geräten. Im Bedarfsfall erstellen wir aus dem Mikrofilm Ihr digitales Archiv neu.
Viele Dokumente unterliegen einer langfristigen Archivierungsfrist und müssen teilweise über 50 Jahre lang aufgehoben und bei Bedarf zugänglich gemacht werden. Im Falle eines Verlustes haftet Ihr Unternehmen.
Hybride Archive sind durch die Doppelarchivstrategie sicher vor Verlust oder Verschleiß und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland in jeder Hinsicht voll.
Ihre Dokumente ...
- werden unveränderbar, lückenlos und eindeutig archiviert
- sind schnell wiederauffindbar
- können originalgetreu angezeigt und gedruckt werden
- sind vor unerlaubtem Zugriff geschützt
- sind langfristig verfügbar
- können in elektronischer Form exportiert und ausgewertet werden
- werden mobil und sind dadurch immer und überall vollständig
Ihre Akten liegen also immer im Originalzustand vor und sind im Falle einer Prüfung ein rechtskräftiges Dokument.