Zu Beginn legen wir mit Ihnen die Projektspezifikationen fest und klären, nach welchem System die Daten abgelegt werden sollen. Dazu geben Sie uns eine Hierarchie oder Stichworte vor, nach denen die Daten dann archiviert werden.
Hierbei werden wir natürlich auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingehen und Sie intensiv beraten.
Nachdem Ihre Papierdokumente bei uns eingetroffen sind, werden wir diese ordnen und »entmetallisieren«. Hierbei werden alle Büro- und Heftklammern entfernt, da sie sonst den Scanvorgang behindern würden.
Natürlich können wir Ihre Dokumente nach dem Scannen auf Wunsch auch wieder so herrichten, wie sie uns überlassen wurden.
Die Indexierung dient der Strukturierung Ihrer Daten. In diesem Schritt legen wir den digitalen Index so an, wie wir es anfangs mit Ihnen festgelegt haben. Schließlich sollen Sie finden, was Sie suchen.
Mit modernsten Scannern werden Ihre Dokumente nun gelesen. Hierbei sind wir in der Lage, auch umfangreiche Mengen, übergroße Pläne und farbige Dokumente zu verarbeiten.
Eine Ultraschallerkennung und die Verfolgung der Logfiles während des ganzen Prozesses stellen sicher, dass uns keine Fehler unterlaufen oder Dokumente übersehen werden. Mit einer leistungsfähigen OCR-Software wird anschließend eine Texterkennung vorgenommen.
Diese funktioniert bei uns nicht nur mit einfarbigen Dokumenten, sondern auch mit farbigen, in denen Sie später ebenfalls im digitalen Archiv per Volltextsuche recherchieren können.
Für den Fall, dass Sie Ihre Akten aus Sicherheitsgründen nicht aus den Händen geben können, sind wir übrigens auch in der Lage, den Scanvorgang in Ihrem Haus vorzunehmen.
Nachdem nun alle Dokumente digital vorliegen, werden sie automatisch in den Index eingegliedert und z. Bsp. auf DVD gebrannt. Hierauf befindet sich das Programm "Alchemy". Durch einfachen Start des Programms, ohne Installation, können Sie parallel in den Bilddokumenten und Texten des erstellten Archivs suchen oder durch den angelegten Index browsen -ohne zusätzliche Software.
Parallel dazu verfilmen wir die Daten auf 35 mm-Mikrofilm.
Dies gewährleistet die Rechtssicherheit Ihrer Daten und den langfristigen Zugriff auf Ihre Unterlagen. Anschließend etikettieren wir alle Datenträger - natürlich auch nach Ihren individuellen Vorgaben.
Die fertigen Datenträger und Mikrofilme werden nun versandfertig gemacht und Ihnen auf sicherem Weg zugestellt. Auf Wunsch kann dies auch durch unseren hauseigenen Kurierservice erledigt werden.
Gleichzeitig bieten wir Ihnen an, eine Kopie Ihrer neuen Datenträger bei uns zu hinterlegen. So sind Sie auf der sicheren Seite, falls mal etwas passieren sollte.
Die Vernichtung Ihrer Papierdokumente kann durch uns erfolgen. Hierzu unterzeichnen Sie eine Freigabeerklärung nach der Überprüfung Ihres neuen Archives.
Danach erfolgt die absolut datenschutzsiche Vernichtung Ihrer Dokumente.